A modern üzleti kommunikáció forradalmi eszközei

A felgyorsult digitális világban az iratkezeléssel foglalkozó kollégák egyre nehezebb feladatokkal állnak szemben. A digitális csatornák nyomon követése nem egyszerű feladat, nem beszélve a hitelesség ellenőrzéséről, ügyfélkezelésről, vagy adatvédelmi szempontokról. Ezekhez nyújtanak segítséget a modern kommunikációs eszközök és különböző irodai szoftverek.

Vállalati kommunikációt segítő eszközök

Szem előtt kell tartani a dolgozók gördülékeny kapcsolattartását, amely nem függhet a tartózkodási helyüktől, vagy az aktuálisan használt készülékektől. Az üzleti kommunikáció forradalmi eszközei arra szolgálnak, hogy kiterjesztik a vállalati kommunikációt, így a projekt tagjai ugyanazt a fájlt használhatják egy adott feladat során. A modern eszközök a digitális transzformáció alappillérét képezik. Nem beszélve a dokumentációról, ugyanis egy jól kiválasztott iktató program biztosítja a jogszabályi megfelelést, gyorsabbá teszi az adminisztrációt, és nem utolsó sorban hatékonyabb munkavégzést biztosít.

A vállalatok rendszeresen kommunikálnak saját ügyfeleikkel, ezért sokféle kommunikációs csatornát használhatnak a kapcsolattartás érdekében. Az innovatív megoldások olyan felhőalapú platformok, amelyek lehetővé teszik, hogy pozitív élményt nyújtsanak a vásárlóknak.

Iktató programok bevezetése

Az iktató szoftverek számos rendszerezési fajtát tesznek lehetővé, ennek köszönhetően elkerülhető a nagyobb papírmennyiség felhalmozása az irodában. Az információ keresésnél elég ismerni az információ egy kis részét, például az ügyfél nevét, projekt dátumát stb. Ha ügyfeleket kérdezünk az iratkezelő program bevezetéséről, van, aki kockázati tényezőnek az adatmigrálást említi meg. Az adatmigráció alatt azt értjük, amikor egy régi programból szeretnénk kinyerni az adatokat az új iktató rendszerbe. Viszont, ha jól dolgozunk, minden a megfelelő helyre kerül és számos előnnyel jár az iktató program bevezetése. A legtöbb cég már el sem tudja képzelni iktató program nélkül az irodai mindennapokat.

Hogyan válasszunk iktató programot?

A szervezet hosszú távú céljainak ismerete

Szükségünk van egy műszaki követelménylistára, hogy a legmegfelelőbb iktató programot szerezhessük be. Fontos figyelembe venni a cég jövőbeli terveit, és meghatározni, hogy mely funkciók nélkülözhetetlenek a szervezet életében. Később igény szerint módunkban áll kiegészíteni a rendszert plusz funkciókkal.

Az iktató program / rendszer bevezetése szakaszosan

Az iktató program bevezetésénél korlátozhatja a szervezetet a jogszabály, amely az iratkezelő rendszerek bevezetését szabályozzák. Érdemes mérföldkövekre bontani a bevezetését, és reális határidőket megfogalmazni. Ajánlott először szűkített funkciókkal rendelkező iktató program mellett dönteni.

A legcélszerűbb olyan iktató szoftvert választani, amely stabil alapokkal rendelkezik. Azonban nagyon fontos, hogy rugalmasan alakítható legyen a szervezet különböző igényeire. Egy szoftver kiválasztásánál alaposan át kell gondolni a célokat és szükséges funkciókat. Ezek lehetnek HR-folyamatokat segítő szoftver, dokumentumkezelést segítő szerződéstár, beszerzést támogató funkció stb. Szerencsére a szoftverek hasonlítanak a legókhoz, bárhogyan illeszthetőek egymáshoz a funkciók, testre szabhatóak és egy megbízható rendszert tudunk építeni belőlük.