Hét hiba, amit érdemes elkerülni

A Deloitte szakértői összegyűjtötték a hét leggyakoribb hibát, amit a cégek it-megoldások szállítóinak kiválasztásakor jellemzően elkövetnek.

Stratégiai gondolkodás hiánya: A kiválasztási folyamat során nem kerül figyelembevételre a vállalati- és it-stratégia, ennek következtében sokszor nem skálázható, az it-architektúrába nem illeszkedő megoldások kerülnek kiválasztásra. A Deloitte legfrissebb felmérése szerint a technológiai megoldás kiválasztásakor a kiterjeszthetőség, skálázhatóság csak 15 százalékkal szerepel a szállítóértékelési kritériumok súlyozásában, az architekturális megfelelőségi kritérium pedig csupán tíz százalékos súllyal a javasolt húsz szzalék helyett.

Elszigetelten végzett kiválasztási folyamat: Stratégiai gondolkodás hiányában a szállító kiválasztása alulról szerveződő kezdeményezésként indulhat és elszigetelt módon egyetlen részleg munkáját és felelősségét képezi. Nem kerülnek bevonásra olyan belső érintettek, akik a jövőben aktív üzleti vagy it-felhasználói lesznek a megoldásnak.

Értékelési szempontok egysíkúsága: Kulcsfontosságú belső érintettek bevonása nélkül sokszor nem kerülhetnek meghatározásra lényeges (üzleti, pénzügyi, beszerzési vagy informatikai) kiválasztási kritériumok és paraméterek sem, amelyek támogathatnák a hosszútávon jó megoldás kiválasztását. Ezek figyelmen kívül hagyásával a kiválasztás sokszor egyoldalú megközelítés mentén történik.

Hiányos módszertani ismeretek: A megalapozott módszertan elengedhetetlen a legjobban illeszkedő szállító kiválasztásához, azonban a munkavállalók többsége nem rendelkezik megfelelő ismeretekkel, illetve nem kapnak megfelelő képzést a beszerzési folyamatok strukturált végrehajtásához vagy támogatásához.

Korlátozott rendelkezésre álló információ: A vállalatok korlátozott és felszínes információkkal rendelkeznek a szállítók által kínált megoldásokról, sokszor nincsen idejük mélyebben megérteni és mérlegelni azokat, így többnyire – az ad-hoc igények és ezekre adott válaszok mentén – felszínes döntést hoznak.

Összehasonlíthatóság nehézkessége: Az ajánlatoktól elvárt formai és tartalmi követelmények alapos előkészítése nélkül sok időt emészt fel a beérkezett pályázatok feldolgozása és összehasonlítása. A szállítói ajánlatok eltérő struktúrában és szakmai mélységben érkeznek vissza, eltérő megközelítést tartalmaznak, ezért, ha nincsenek objektíven összehasonlítható vagy mérhető tényezők a kiválasztási kritériumok között – az áron kívül –, az rendkívül megnehezítheti az értékelést és elnyújthatja a beszerzési eljárást.

Teljes költség figyelembevételének hiánya: A megoldások árának összehasonlításakor nem a több éves, előre meghatározott élettartamra vetített teljes tulajdonlási költséget veszik figyelembe, hanem sokszor csak a beszerzésre és az implementációra vonatkozó egyszeri költségek. Így az implementációt követően olyan rejtett visszatérő költségek merülhetnek fel, amelyek összehasonlításával teljesen más eredményt kaphatunk a szállítói termékek két-három vagy akár öt évre vetített tényleges költsége alapján.