Egy tipikus magyar vállalkozásnál alig tartják számon, hogy melyik munkatárs mit és mennyit nyomtat, az elhasznált papírok mennyiségét pedig nem is lapszámban, hanem doboznyi kiszerelésben mérik. Ugyanakkor a hazai kkv-k többsége nem tudja, mire való egy dokumentumkezelési rendszer, és hogyan segít csökkenteni a költségeket – derül ki annak a Canon Hungária friss kutatásából.
A kutatás eredményei szerint a megkérdezett vállalatoknál jellemzően nyomtatópapírt tartalmazó (általában 500 lapos) dobozok fogyása alapján tartják nyilván a nyomtatók használatát. A válaszadó cégek felénél havonta 2-10 doboz papírt használnak fel, ami ezer-ötezer darab kinyomtatott papírt jelent. 18 százalékuknál ennél több, 11-50 doboz papír, tehát akár havi huszonötezer lapot is felhasználnak egy átlagos hónapban. A vállalkozások háromnegyedénél nem tartják számon, hogy egyes munkatársak vagy osztályok mennyit nyomtatnak, pedig a mai hálózati printerekkel ez nagyon könnyen megoldható például felhőalapú megoldással, amelynek használata a kis- és középvállalkozások esetében nem is jár extra beruházási költséggel.
Ám minél nagyobb a vállalkozás mérete – és minél több a nyomtatóinak száma -, annál tudatosabban kontrollálják a nyomtatások számát. A nyomtatás kontrollja a tudatosabb vállalkozások közel felénél kimerül abban, hogy nyomon követik printerek beépített lapszámlálóját. Csupán a tudatosabb vállalatok harmadánál kötelezik a munkatársakat arra, hogy a belépőkártyáikkal azonosítsák magukat a printer használatához. Bár a mindennapi munkát jelentősen megkönnyíti, az okostelefonról vagy táblagépről való nyomtatás csupán a megkérdezett cégek 14 százalékánál lehetséges. Azoknál a vállalatoknál, ahol a munkatársak bevallása szerint a korábbinál kevesebbet nyomtatnak, a legtöbb esetben (38 százalék) az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése miatt csökkent a nyomatok száma.