Nyakunkon a panasztörvény határideje

A nyáron hatályba lépett 2023. évi XXV. törvény, közismertebb nevén az új panasztörvény rendelkezése alapján december 17-ig kell létrehozniuk a hazai 50-249 főt foglalkoztató vállalkozásoknak is saját belső visszaélés-bejelentési rendszerüket.

A hátralévő egy hónapban az alábbi feladatokat kell elvégezni, amennyiben ezeket eddig nem sikerült elvégezni. Mindezt a hátralévő harminc nap alatt megvalósítani nem kis feladat.

Visszaélés-bejelentési szabályzat elkészítése

A szabályzatnak tartalmaznia kell a foglalkoztatónál alkalmazott bejelentési csatornákat és a bejelentett visszaélések kivizsgálásának menetét. Azt is rögzítenie kell, hogy anonim bejelentés esetén kivizsgálásra kerül-e a panasz, vagy a névtelen bejelentés automatikusan maga után vonja az ügy vizsgálat nélküli lezárását.

Adatkezelési tájékoztató és adatvédelmi szabályzat frissítése

A bejelentéshez kapcsolódó személyes adatok kezelése, tárolása, felhasználása szigorú szabályokhoz kötött, ezért a vállalkozásnál eddig használt adatvédelmi szabályzatot, illetve az adatkezelési tájékoztatót hozzá kell igazítani a bejelentővédelmi előírásokhoz.

Szükséges nyomtatványok létrehozása

A visszaélés-bejelentések megtételéhez, adminisztrációjához a választott csatornától függően különböző dokumentumokra lesz szükség, mint maga a nyomtatvány, amelyen írásos formában panaszt lehet tenni, vagy egy igazoló dokumentum arra vonatkozóan, hogy a foglalkoztató fogadta a bejelentést.

Visszaélés-bejelentési rendszer kiválasztása és kiépítése

A vállalkozásoknak saját erőforrásaik és igényeik figyelembevételével dönteniük kell róla, hogy milyen csatornákat biztosítanak a bejelentések fogadására.

A rendszer működtetőjének kijelölése

Határozni kell arról is, hogy ki vagy kik lesznek azok, akik a bejelentéseket feldolgozzák, a bejelentővel kapcsolatot tartanak és a vizsgálatokat lefolytatják. A törvény alapján biztosítani kell a pártatlanságot, ezért célszerűen olyan személy/szervezeti egység bízható meg ezzel a tevékenységgel, aki más feladatot nem lát el a vállalkozásnál. Ha bejelentővédelmi ügyvéd foglalkozik a rendszer működtetésével, akkor az összeférhetetlenséget kell kizárni.