A GVH versenyfelügyeleti eljárásaiban jelentős mennyiségű iratot kezel és tárol. Az érintett vállalkozások képviselői – a versenytörvény rendelkezései szerint – jogosultak betekinteni a hivatali ügyeik nyomán keletkezett iratokba, azokról másolatokat készíteni, vagy külön díjazás ellenében másolatokat és hiteles másolatokat készíttetni, és az adott ügyben felhasználni. Az iratok száma és terjedelme több ezer oldal is lehet egy-egy ügyben, így a személyes betekintés, valamint a másolatok készítése hosszadalmas és költséges mind a GVH, mind az ügyfelek számára.
A most megnyíló Virtuális adatszobával az irat-betekintési, illetve a másolatigénylési és -kiadási folyamat egyszerűbbé, gyorsabbá válik. E mellett a GVH a jövőben is biztosítja a hagyományos, személyes iratbetekintés lehetőségét is. Virtuális adatszoba alkalmazása a GVH egyes ügyeihez betekintő felhasználóként hozzárendelt ügyfélnek vagy az általa meghatalmazott személynek (például törvényes vagy jogi képviselőknek) biztosít online lehetőséget és felületet, a belépni szándékozó felhasználókat pedig az Ügyfélkapu rendszerén keresztül azonosítja. Az említetteknek a vonatkozó iratok tekintetében jogosultságuk van:
- megtekinteni, vízjellel ellátott példányban letölteni és kinyomtatni az ügyeikhez tartozó iratokat, illetve a kapcsolódó fájlokat;
- keresni az egyes iratokban, illetve fájlokban;
- feliratkozni iratbetekintéssel kapcsolatos e-mail értesítésekre;
- megtekinteni különböző rendszerüzeneteket;
- egyszerű vagy hiteles másolatokat rendelni egyes iratokról, illetve fájlokról;
- időpont egyeztetési folyamatot indítani a technikai okokból nem betekinthető (túl nagy méretű vagy nem megfelelő formátumú) dokumentumok személyes megtekintéséhez;
- dokumentumokat csak ügyfélcsoporton belül látható jelölőkkel ellátni.