Szinte minden irodában előforduló feladat a papíralapú dokumentumok elektronikus tárolása és továbbítása. A faxolás ugyan már-már gáz, az irodai dolgozók időről időre mégis találkoznak az „átküldhetem-e faxon” kérdéssel. Az idő múlásával a szkennelés egyre inkább átveszi ezt a szerepet, sok cégnél viszont párhuzamosan használják a két technológiát. Az OKI legtöbb multifunkciós nyomtatójában mindkettő megtalálható, ráadásul számos funkció teszi egyszerűbbé és könnyebbé a használatukat. Ha nem a számítógépünkön szeretnénk tárolni a beszkennelt dokumentumot, akkor vannak rövidebb utak is. A Scan to USB funkcióval egyenesen az USB kulcsra menthetjük a digitális verziót, ha pedig inkább e-mailben szeretnénk továbbítani, használjuk a Scan to e-mail funkciót. A túlságosan nagy fájlokat a készüléken is tömöríthetjük a File compress használatával.
Az OKI multifunkciós készülékeivel arra is van lehetőség, hogy a faxon keresztül érkező üzeneteket e-mailben is megkapják az illetékes kollégák. Ehhez nincs más dolgunk, mint a Fax to e-mail menüpont alatt beállítani az e-mail címeket, ahová a faxot továbbítani szeretnénk. Legtöbbször ugyanazoknak az embereknek szoktunk faxokat küldeni, így hasznos lehet a Speed dial funkció, amellyel egy kiválasztott gyorsbillentyű megnyomásával tárcsázhatjuk az illetőhöz rendelt faxszámot. Ugyanezt megtehetjük egyidejűleg több faxszámmal is a Group dial segítségével. A jó hír, hogy a legtöbb korszerű irodai nyomtató képes ezekre a funkciókra, ezért ha nem OKI nyomtatót használunk zaklassuk bátran rendszergazdánkat, vagy technikailag képzettebb kollágánkat.
