Jogszabálysértő ész nélkül fénymásolni

A munkáltatók csak kivételes esetekben másolhatják le jogszerűen az alkalmazottak személyes iratait – mutat rá a BDO Legal Jókay Ügyvédi Iroda. Kivételt kizárólag a kifejezett jogszabályi felhatalmazás, illetve speciális, egyedi célhoz kötöttség jelenthet.

Az okmányok fénymásolása adatkezelésnek minősül, így azt csak az EU általános adatvédelmi rendeletének (GDPR) és a célhoz kötött adatkezelés elvének betartásával tehetik meg a munkáltatók. Az okmánymásolások indokaként leggyakrabban elhangzó érvek, mint például: „az elírások utólagos javíthatósága céljából” vagy a „jobb, ha megvan”, biztosan nem lesznek megfelelőek adatvédelmi szempontból. Az ilyen fajta adatgyűjtés úgynevezett készletező adatkezelést valósít meg, amely a hatóság értelmezésében jogellenesnek minősül. A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) állásfoglalásában fejtette ki, hogy az okmánymásolás során is figyelembe kell venni az adatkezelés általános elveit. Ennek értelmében a személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történhet, továbbá a kezelt adatoknak a szükségesre kell korlátozódniuk. Állásfoglalásában a NAIH kiemelte, hogy a bemutatott érvényes okmányban szereplő személyazonosító adatokat másolatkészítés nélkül is el kell fogadni. A személyazonosító okmányról készült egyszerű másolat ugyanakkor nem bizonyítja hitelesen az érvényes hatósági okmány tartalmát, illetve nem alkalmas arra sem, hogy a személyazonosságot megállapítsa, a másolat megőrzése tehát általánosságban nem lehet célhoz kötött.

A helyes okmánykezelési gyakorlat
A NAIH által kifejtett érvelést igazolja a munka törvénykönyvének áprilisi módosítása is, amely szerint a munkáltató a személyazonosító okmányoknak a bemutatását kérheti, ugyanakkor a jogszabály nem hatalmazza fel a munkáltatót az okmányok lemásolására. Helyes gyakorlat lehet az, ha például az alkalmazott adatainak felvételekor a munkáltató részéről két ügyintéző megtekinti a személyes adatokat igazoló okmányokat, együttesen megállapítják azok helyességét, majd erről egy feljegyzést készítenek, amelyet a munkavállaló helybenhagyólag aláír. Erre akár adatfelvételi formanyomtatványt is lehet alkalmazni. Mivel az okmányok puszta megtekintése is adatkezelésnek minősül, az alkalmazottak részére valamennyi szükséges információt (adatkezelés célja, jogalapja, időtartama stb.) a GDPR szerinti adatkezelési tájékoztató keretén belül kell megadni.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.

Next Post

A személyes varázs ma már kevés, egyre fontosabb az online profilunk

hét júl 22 , 2019
A megfelelő tanulmányok és szakmai gyakorlat elengedhetetlen a kívánt állás megszerzéséhez, azonban ma már nem biztos, hogy csupán ezek elegendőek is. A Budapesti Metropolitan Egyetem (METU) szakértői segítenek. 1. A digitális jelenlét hiánya is gyanús lehet Az énmárkában kiemelt szerepet játszik az online identitás, azaz az interneten található összes tartalom, […]

Friss, ropogós