Találkozott már a következő esetekkel?
Unalomba fulladó virtuális meeting. Képernyőt elsötétítő, a háttérben valószínűleg valamelyik közösségi oldalt pásztázó munkatárs. Döcögő, a technikát nehézkesen használó értekezletek.
És ez a három tünet csak néhány a tengernyi aggasztó tapasztalat közül. Akár Az eltűnt idő nyomában 21. századi verziója is megíródhatna a képernyők magányában.
Pedig a Zoom meetingek nem azért vannak, hogy a résztvevők halálra unják magukat és a pokolba kívánják a rendszert. A pandémia után főleg ebben a nehéz gazdasági, energiaválsággal sújtott helyzetben értékelődnek fel az online megbeszélések.
A cégek komoly összegeket takaríthatnak meg azzal, hogy a jelentős földrajzi távolságokat áthidalják a virtuális találkozók szervezésével. Hogy a home office-ban tevékenykedő munkatárs úgy tud együttműködni az irodában tüsténkedővel, mintha egy fizikai térben lenne. Vagy olyan közös online ötletelést hoznak létre, ami alaposan előremozdíthatja a vállalat szekerét.
Mi most a bosszantó élmények helyett 9 olyan Zoom meeting lehetőségeket mutatunk be, amelyek a résztvevők virtuális rezgésszintjét magas szintre emelheti.
1. Csendes indítás, figyelmes folytatás
Önt mennyire dühíti fel, amikor egyszerre többen beszélnek, amikor összefolynak az információk?
A Zoom meeting egyik veszélye, amikor egyszerre sokan lesznek a virtuális térben és mindenki mondja a magáét, egymás szavába vágva. Valljuk be őszintén, ez a személyes értekezleteken is előfordul.
Ilyenkor a meeting vezetője megteheti azt, hogy a megbeszélés elején lenémít mindenkit és az értekezlet célját, felépítését a résztvevők elé tárja.
2. Háttérzajok száműzve
Fület repesztő kutyaugatás? Spontán irodai viccmesélés? Vállalati hangorkán?
A Zoom meetingeket teljesen vakvágányra terelhetik az idegesítő háttérzajok, amelyek miatt a megbeszélésekről legszívesebben mindenki futva menekülne.
Azonban a Zoom lehetővé teszi az audio beállításoknál, hogy automatikusan elnémíthassuk az összes háttérhangot, legyen szó építési munkálatról vagy éppen munkahelyi lármáról.
3. Hallatlan háttér
Éppen porszívózó családtag? Az irodai kukába papírgalacsinnal hárompontos kísérleteket tevő munkatárs? Esetleg repedezett, felújításra szoruló falak?
A nem kívánatos részletek eltüntethetők, sőt kreatív erők megragadására is van lehetőség.
A Zoom meeting beállítások lehetővé teszik, hogy változatos virtuális háttereket hozzon létre, akár különböző filterek alkalmazásával, sőt a gyenge fényviszonyokat is ellensúlyozhatja, tehát alaposan feljavíthatja, kozmetikázhatja a hátteret.
4. Ötletelés felsőfokon
Létezhet motivált, ötletek sokaságát egymással megosztó, céges közkincset virtuálisan létrehozó csapat?
Egy cégvezető számára is öröm lehet, amikor azt látja, hogy a csapattagok keze alatt ég a munka. De nem a robot üzemmódos, hanem a másikra figyelős, lelkesen ’tudásmegosztós’ példáról van szó.
A Zoom Whiteboard funkciója a közös ötletelés melegágya. Terveket, elképzeléseket lehet illusztrálni, megvitatni, formába, dokumentumba, jegyzetekbe önteni.
Ezek a funkciók grafikusok, mérnökök, reklámszakemberek, IT munkatársak számára is ösztönző lehet, hiszen egy dokumentumon dolgozhatnak közösen úgy, hogy mindenki hozzáteheti a saját ötletét, gondolatát.
5. Kis csapatok, nagy ötletek
Létrehozható olyan megbeszélés, ahol mindenki szót kap?
Gyakori jelenség, hogy a személyes és az online megbeszéléseken is 1-2 fő magához ragadja a szót és onnantól úgy gondolja, övé a „színpad”. A többiek pedig megszokásból, ásítást elnyomva próbálnak figyelni, de azt veszik észre, hogy ez a kényszeredett figyelem percről percre egyre nagyobb kihívást jelent.
Ekkor jöhet jól a Zoom meetingben egy olyan funkció, ami eltüntetheti a virtuális nihilt. Ez pedig a Breakout Rooms lehetőség. Az értekezlet vezetője külön csoportokba, szobákba rendezheti a résztvevőket, hogy kis csoportban dolgozhassanak egy-egy kihíváson.
Mintha a cégvezető virtuális osztályfőnökké válna, aki teret ad a pár fős csoportoknak (manuális vagy automatikus csoportbontást is alkalmazhat), hogy a közös tudásukat digitális műhelyben tudják a célok szolgálatába állítani bizonyos időkorlát megadásával. A Breakout Roomokban olyan munkatársak is ki tudnak bontakozni, akik alapesetben az online értekezletek „néma” résztvevői lennének.
6. „Oszd meg és uralkodj a technikán”- szemlélet
Miniprezentációk? Irányelvek, projektcélok szemléltetése?
A képernyőmegosztás segítségével diákkal, rajzokkal illusztrált előadás is tartható, sőt akár telefonnal is össze lehet kötni a rendszert. A Zoom meeting ezáltal segít megőrizni a megbeszélések változatosságát.
Egy jó előadó, fejlődést, csapategységet előtérbe helyező vezető pedig törekszik arra, hogy vizuálisan is érthető, nyomon követhető legyen az adott projektfeladat és ad lehetőséget a visszajelzésekre, kérdésekre.
7. A szó elszáll, de mégis megmarad?
Felvenni a meetinget és később felhasználni?
A közös ötleteléseken, prezentációkon, megbeszéléseken elhangzottak még később is értékesek lehetnek a vállalat számára. Bizonyos felvételeket akár meg is lehet vágni és felhasználni több céges célra.
Pl. egy interaktív beszélgetés során elhangozhatnak értékes tartalmak, amelyek jó, ha megőrződnek a céges memóriában vagy akár egy olyan előadás is megörökíthető, amiből a munkatársak profitálni tudnak.
A Zoom meetingek rögzítéséhez engedélyt szükséges kérni a résztvevőktől. Ha mindenki igent mondott, akkor lehet választani a lokális rögzítés vagy a felhő alapú rögzítés között. Előbbi esetben a saját gép veszi fel a beszélgetést, a második esetben pedig a zoom felhő tárhelyébe kerül ez a felvétel.
Utóbbi a szerencsésebb megoldás, ugyanis a felhőben való felvétel biztosan megmarad. Ráadásul többfajta kameraállást is fel lehet venni, akár az aktív beszélő képét vagy a galérianézetet.
8. Virtuális voksolás
Visszajelzések, vélemények gyűjtése?
Frusztráló lehet egy előadó, vezető számára, amikor a Zoom meetingen kell prezentálni, miközben az érdeklődő tekintetek helyett csak fekete kockákat lát, mert a kamerájukat se kapcsolják be a résztvevők.
Vagy ha be is kapcsolják, akkor sem érkezik reakció, visszacsatolás.
Ilyen esetben jöhet jól pl. a chat funkció, amikor arra lehet kérni a munkatársakat, hogy írják le a véleményüket az adott témáról.
De van még egy olyan funkció, ami hasznos lehet.
A beállítások fülnél van lehetőség szavazás létrehozására (polls funkció), amikor megadjuk a kérdést és a lehetséges válaszokat. Ezeket a meeting közben lehet megmutatni a résztvevőknek, színesíteni lehet ezzel is a megbeszélést.
A szavazásra szánt időkeret után pedig az értekezlet vezetője láthatja, hogy hányan töltötték ki a dokumentumot és milyen válaszok érkeztek. Ezekből az eredményekből (és azok megosztása által) pedig értékes beszélgetések, ötletelések indíthatók el.
A szavazások segítségével visszajelzéseket és véleményeket gyűjthetünk a résztvevőktől. Ez hasznos lehet a döntéshozatalhoz vagy egy értekezlet hatékonyságának felméréséhez.
9. Applikációk üdvözölve
Van lehetőség összekötni akár más alkalmazásokkal, rendszerekkel a Zoomot?
Akár egy Zoom meetingen rögzített interjút, prezentációt is fel lehet tölteni pl. a YouTube-ra vagy beépíteni egy olyan alkalmazást, amely jegyzeteket készít az elmondottakból.
Sőt, össze lehet kötni a Zoomot CRM rendszerekkel és ügyfélnyilvántartó rendszerekkel is.
Összegzés
A Zoom meeting tehát az unalmas értekezletek helyett az izgalmas, közös ötletelésre, együttműködésre épülő megbeszélésekre ad lehetőséget.
A háttérzajok kiszűrésétől kezdve a képernyőmegosztáson át a kisebb csoportokban való brainstormingig változatos funkciókat tesz lehetővé.
Mivel minden munkakörnyezet más, ezért szükség van olyan funkciók egységes használatára, amelyet minden munkatárs egyszerűen tud kezelni és a cég eredményességére is pozitív hatással van.
Ehhez pedig egy szakértő csapatra van szükség, akik feltérképezik a cég környezetét, elképzeléseit és ehhez mérten alakítják ki a magabiztos videokommunikáció feltételeit.
A hazai videokommunikációs szakértő – MyZoom
Igazi felüdülést és megnyugvást jelenthet a vállalatok és intézmények számára, amikor a videokommunikáció segítségével végre nem unalmas tekintetekkel, hanem érdeklődő, tenni akaró munkatársakkal találkozhatnak egy-egy meeting alkalmával.
Ebben nyújt segítséget a MyZoom csapata, akik ötlépcsős folyamaton vezetik végig az ügyfeleiket (olyan referenciákkal rendelkeznek, mint pl. a 4IG, a Semmelweis Egyetem, a Takarékbank Zrt.) vágyott eredmény elérése érdekében:
- Tisztázzák a szervezet céljait, hogy az adott munkakörnyezetre szabhassák a rendszert.
- Megtervezik az online platform működését.
- Telepítik az egyedi rendszert és ellenőrzik a működését.
- Bevezetik a munkatársak számára is könnyedén használható rendszert. Belső képzéssel, oktatóvideókkal segítik a platform egyszerű alkalmazását.
- Rendszerszintű, folyamatos támogatást biztosítanak a gördülékeny üzemeltetés érdekében.
A MyZoom kiemelt célja, hogy egyre többen felismerjék és kihasználhassák a Zoom rendszerben rejlő lehetőséget.
Amennyiben az Ön cégét, intézményét is érdekli a Zoomban rejlő felbecsülhetetlen potenciál és szeretné, hogy a munkatársak örömmel, könnyedén használják a rendszert, akkor keresse a MyZoom csapatát!