Egy burleszk, a nagyvállalatok iratkezelése

Különös kettősség jellemzi a nagyvállalatok iratkezelését: sétáló dossziék, az országot körbeutazó levelek, pazarló bürokrácia az egyik oldalon, megvalósult papírmentes iroda a másikon. Többek között ez derül ki a a Quattrosoft Kft kutatásából, amelyet nagyvállalati it-igazgatók körében végzett. „A megkérdezett cégek közel felénél még mindig az irodán belüli személyes kézbesítés dívik, éppen úgy, mint a múlt században” — mondja elképedve Tresch András a Quattrosoft Kft. ügyvezetője.

A vállalatok ötvennyolc százalékánál telephelyenként, míg harminchét százalékuknál országosan van központi postabontás. A megkérdezettek huszonhat százaléka számolt be arról, hogy még mindig személyes nyomtatás, borítékolás, feladás történik. „Szinte burleszkbe illő, hogy egyes cégeknél, ha rossz címre érkezik egy levél, egyszerűen nagyobb borítékban teszik és újra feladják. Ezek a sétáló dossziék, melyek óriási költségen bolyonganak a vállalat telephelyei között” – mondta Tresch.

A válaszadók
– 21 százaléka kinyomtatja az e-maileket,
– 32 százaléka kinyomtatott papírlappal üzen a kollégáinak egymásnak a kollégák,
– 37 százaléka csak kivételes ügyekben nyomtat üzenetet a kollégáinak,
– 47 százalékánál már minden belső ügyintézés elektronikusan történik,
– 89 százaléka használ postai levelet az ügyfél-kommunikáció során,
– 100 százaléka használ e-mailt,
– 84 százalékuk alkalmaz telefonos call centert,
– 53 százaléka faxol,
– 53 százalék használ web alapú ügyfél-kommunikációt,
– 58 százalék használ az ügyfelekkel való kommunikáció során mobil applikációt,
– 37 százaléka egy ügykezelő rendszerben kapcsolja össze az egy ügyféllel különböző csatornákon történt üzenetváltásokat,
– az ügyintézők 26 százaléka közvetlen információcserével oldja meg a problémákat,
– 16 százalékuk vezet papír alapú dossziét.
Forrás: Quattrosoft