A Novell Vibe 4.0 minden eddiginél egyszerűbbé teszi a megosztást a munkaterületek, mappák és bejegyzések terén egyaránt — áll a társaság közleményében. E szerint még a tartalmak külső és belső felhasználókkal is kényelmesen megoszthatók, és a hozzáférések könnyen kezelhetők az új funkcióknak köszönhetően. A külsős felhasználók számára ráadásul már nem kell az adminisztrátoroknak létrehozniuk a fiókokat, mivel ők maguk is végrehajthatják a regisztrációt. Emellett mostantól a külső és belső felhasználók is számára adott a lehetőség, hogy összetett jelszavakat használjanak.