Az OKI adatai szerint átlagosan 19,5 százalékkal vetheti vissza a vállalatok dolgozóinak hatékonyságot a nyomtatók, multifunkciós készülékek, fénymásolók helytelen használata. Meg fognak lepődni: ezzel szemben az optimalizált dokumentumkezelés kényelmesebbé és hatékonyabbá teheti a kkv-k és nagyvállalatok munkavégzését. Az OKI tapasztalatai alapján a menedzselt nyomtatási szolgáltatások (Managed Print Services, MPS) mindezek mellett akár harminc százalékkal képesek csökkenteni a nyomtatásra fordított kiadásokat.
Az OKI szerint, a cégek nem megfelelő nyomtatási folyamatainak kialakulásáért egyszerre több tényező felelős. Az egyik ilyen az ésszerűtlen termékválasztás, amikor a nyomtatók beszerzése tervezés helyett egy-egy felmerülő igény alapján történik. Az így kialakult, jellemzően vegyes eszközpark sok esetben megnövekedett energiafogyasztást és az eltérő üzemeltetési költségekből adódó nagyobb kiadásokat jelent.
