Így kerülhet egy 1500 forintos tűzőgép 62 ezer forintba

Egy iroda fenntartási költségei – az irodabérlet, az üzemeltetés és az informatikai rendszerrel kapcsolatos kiadások mellett – jelentősen függnek a megfelelő irodai eszközök és irodaszerek gondos kiválasztásától.

Az elektronikai eszközök területén nap mint nap számos innovációval találkozunk – elég, ha csak a legújabb mobiltelefonokra gondolunk vagy az olyan készülékekre, amelyek több eszköz (például tablet és laptop) tulajdonságait ötvözik. Sőt, ma már a nyomtatók is majdnem olyan intelligensek, mint azok a készülékek, amelyekhez csatlakoznak, így számos feladatkört át tudnak venni, platformfüggetlenek, alkalmazkodóképesek és távolról is irányíthatók. Az újonnan megjelenő, főleg digitális alapon működő eszközök tervezésénél egyre inkább a multifunkcionalitás az egyik fő irányvonal, de fontos szempont még a hatékonyság, a hosszú élettartam és az amortizációs költségek minimalizálása is.

A technológiai, elektronikus és digitális eszközök fejlesztésébe ölt pénz, idő és energia azonban jelentős kontrasztban áll az irodaszerek piacának tehetetlenségével, ahol a legtöbb márka és kereskedő évről évre ugyanazokat a régi termékeket kínálja. Ezek a termékek gyakran nemcsak vizuálisan hagynak maguk után kívánnivalót, de sokszor nem is működnek rendeltetésszerűen. Biztosan sokunkkal előfordult már, hogy használat közben eltört a tűzőkapocs, vagy néhány lapnál többet egyszerűen már nem tűzött össze a gép. Emellett általános tapasztalat az is, hogy két ember ugyanazzal az eszközzel sohasem tud ugyanúgy összetűzni két dokumentumot – ez pedig leginkább azért fordul elő, mert a legtöbben (az emberek több mint 60 százaléka) csak felveszi a tűzőgépet és a kezében tartva használja, nem pedig az íróasztalon, ahogy – a valós használati szokásokat figyelmen kívül hagyva – ezeknek a termékeknek a többségét tervezték.

Az irodaszereket nem szabad pusztán funkcionális tartozékoknak tekintenünk, hiszen amellett, hogy hozzájárulnak egy vállalat identitásának és márkaértékeinek közvetítéséhez, nap mint nap hatékonyan és precízen kell működniük – állítja Käfer Gábor, a Leitz termékeket gyártó és értékesítő Esselte Kft. ügyvezető igazgatója.

A Leitz a Vocatus nevű, páneurópai tanácsadó cég bevonásával felmérést készített a mindennapi irodai eszközökkel összefüggő költségekről olyan nagyvállalatoknál, mint a Bosch és az IBM. Az élethosszig tartó használatot szimuláló laboratóriumi terméktesztek során abból a tapasztalatból indultak ki, hogy egy év leforgása alatt egy átlagos tűzőgépet 3000-szer, egy lyukasztót 2000-szer és egy átlagos emelőkaros iratrendezőt 2500-szor használunk. Az eredmények pedig igazán meggyőzőek voltak. Az olcsó, saját márkás termékek esetében a meghibásodások (elakadás, törés, papír összegyűrődése stb.) aránya összehasonlítva a Leitz termékeivel a következők szerint alakult: a tűzőgépek és iratrendezők esetében kétszer annyi, a lyukasztók esetében háromszor annyi hiba jelentkezett, a laminálók esetében hatszor annyi meghibásodás történt, mint a Leitz termékeinél.

Ha mindezt lefordítjuk az anyagiakra (az újra elkészítésre fordított időt, az elrontott anyagok stb.), látható, hogy a teljes termékélettartamra vetített összköltség az olcsó, hagyományos tűzőgépek esetében 62 ezer forintra, a lyukasztók esetében 38 ezer forintra, az iratrendezők esetében pedig 46 ezer forintra emelkedett – beleértve a személyes időráfordítás, a felhasznált anyagok és a kicserélés költségeit is. A rosszabb minőségű eszközök használata tehát összességében jócskán megnöveli irodai kiadásainkat. Ha az egy egységre vetített költség függvényében nézzük a ráfordításokat, láthatjuk, hogy valójában nem egy olcsó 1500 forintos tűzőgépet vettünk, hanem egy 62 ezer forintosat.